MINIDICCIONARIO TÉCNICO

A


1.   Acta. Es un documento que registra los temas tratados y los acuerdos que se realizaron en una reunión.




2.   Actitud. Es el comportamiento o disposición de una persona para realizar una labor.




3.   AGN. Sigla para el Archivo General de la Nación, entidad que protege el patrimonio documental de la nación.



4.   Anexo. Página que aporta información al texto principal.

5.   Aptitud. Habilidad o capacidad de una persona para realizar una labor.



6.   Archivar. Guardar documentos en un archivo.















7.   Archivero. Persona que protege y conserva un archivo.




8.   Archivista. Profesional que se dedica a mantener y conservar un archivo.





9.   Archivística. Es el estudio de los procedimientos y problemas relacionados con el archivo.





10. Archivo. Se aplica tanto al edificio como a la caja y documentos que son objetos de conservación por parte de una institución.











11. Archivo Central. Contiene documentos de consulta no tan frecuente pero aún vigentes.




12. Archivo cronológico. Conserva los documentos organizados según su fecha.




13. Archivo electrónico. Documentos almacenados por medios electrónicos.
















14. Archivo geográfico. Donde se organizan los documentos de acuerdo a su localización.





15. Archivo histórico. Conserva los documentos de manera permanente.





16. Archivo numérico. Permite localizar los documentos mediante un tarjetero. Utiliza una serie de códigos para su localización.















17. Archivo por asunto. Conserva y clasifica los documentos de acuerdo a un tema, no con nombres ni lugares.



18. ARL. Administradora de Riesgos Laborales. Permite atender  y prevenir las consecuencias que surgan de un accidente de trabajo o enfermedad laboral.



19. Asistente Administrativo. Ejecuta procesos administrativos, elabora documentación, da asistencia en el desarrollo de las actividades de una unidad.





20. Atributo. Son cualidades o características de un grupo de individuos.


21. Ausentismo. El abandono del puesto de trabajo y los deberes por parte del trabajador.




22. Auspicio. Ayuda que se le brida a una persona o entidad.




23. Autenticidad. Que certifica a algo como verdadero o seguro.







B

24. Base de datos. Almacenamiento de grandes cantidades de información de forma organizada.





25. Bibliografía. Referencias sobre publicaciones.




26. Biblioteconomía. Estudio de la organización y administración de las biliotecas.



27. Bonificación. Cantidad de dinero añadida al salario de una persona.



C

28. Caja de archivo. Caja diseñada para el empaque, almacenamiento y transporte de documentos.





29. Canal. Medio de transmisión de los mensajes entre emisor y receptor (aire, papel).




30. Cargo. Función de la que es responsable una persona en una empresa.



31. Carpeta. Objeto para agrupar y proteger documentos.





32. Carpeta de cuatro aletas. Objeto para archivar documentos, con cuatro secciones plegables.




33. Carta. Medio de comunicación escrito para comunicar mensajes.



34. Cartograma. Gráfico realizado sobre un mapa para indicar datos cuantitativos.




35. Cartón corrugado. Láminas de papel con dos caras lisas y una sección interna ondulada.





36.Casillero. Mueble sin divisiones ni cajones para clasificar documentos.



37. CDT. Certificado de Depósito a Término. Título valor de un banco para un cliente que realiza un depósito de dinero.




38. Central de riesgo. Entidades privadas con bases de datos de otras entidades  con la información crediticia de personas naturales y jurídicas.




39. Cesantías. Prestación social que protege a la persona que ha dejado de trabajar.





40. Ciclo vital. Etapas que atraviesan los documentos desde su creación hasta su disposición final.




41. Circular. Documento para comunicar un mensaje idéntico a un grupo de personas.




42. Cliente.  Persona que recibe un servicio de una empresa a cambio de un pago.



43. Cliente interno. Miembro de una empresa que recibe el resultado de un proceso realizado dentro de la misma.



44. Código. Palabras o gestos para comunicarse.





45. Código gestual. Comunicación de mensajes mediante gestos.





46. Comerciante. Persona que se dedica a la compra y venta de mercancías.




47. Comité de archivo. Grupo de personas responsables de definir los programas de gestión de documentos.




48. Competencia. Conjunto de conocimientos, habilidades y destrezas que desarrolla una persona en circunstancias diferentes.




49. Competencia blanda. Habilidades  para desempeñarse mejor en las relaciones laborales como pensamiento crítico, trabajo en equipo, liderazgo.




50. Comunicación. Proceso en el que se transmite y recibe información.




51. Comunicación asertiva. Forma de comunicación mediante la cual se logra transmitir una opinión de manera clara, honesta y oportuna.




52. Comunicación descendente. Comunicación que se da desde el cargo de más alto nivel hacia los subordinados.




53. Comunicación escrita. Transmitir mensajes mediante cartas, libros.




54. Comunicación interna. Es la que se se realiza entre los miembros de la organización.



55. Comunicación no verbal. Envío y recepción de mensajes sin palabras, solo mediante signos, indicios o gestos.



56. Comunicación oral. La que se realiza entre dos o más personas utilizando como medio el aire y como código un idioma.



57. Conducto regular. Medio para transmitir órdenes, solicitudes y reclamaciones, de manera verbal o escrita y en forma de cadena.



58. Conservar. Técnicas para proteger del deterioro los documentos impresos y digitales en archivos.


59. Contabilidad. Sistema que se encarga de registrar y analizar las operaciones económicas de una empresa.



60. Contador público. Profesional encargado del registro y análisis  de las actividades económicas de una empresa.




61. Contexto. Elementos que se encuentran alrededor de distintas situaciones.




62. Correo electrónico.  Servicio de red que permite enviar y recibir mensajes mediante redes de comunicación electrónica.


63. Correspondencia. Intercambio de comunicaciones escritas.



64. Cronograma. Representación gráfica para organizar funciones o tareas por fechas.




65. Cuadro sinóptico. Representación gráfica de ideas o textos mediante palabras claves.





66. Cuestionario. Instrumento de investigación mediante preguntas para obtener información para un estudio.





67. Cultura de servicio. Uso de estrategias del recurso humano para relacionar, de manera adecuada, personas, empresas y comunidades.







CH

68. Chequera. Talonario que da un cheque a un cliente poseedor de una cuenta corriente.








D

69. Datos cualitativos. Datos expresados en cualidades y características de una población.





70. Datos cuantitativos. Datos expresados en cifras numéricas.





71. Dependencia. Oficina que depende de otra de mayor importancia.





72. Diagnóstico. Resultado que se arroja luego de un estudio o análisis.





73. Diagrama de flujo. Gráfico que representa los pasos a seguir para realizar una actividad.




74. Diagrama de Gantt. Tabla que permite registrar la duración de distintas actividades para realizar un proyecto.



75. Digitalizar. Convertir datos a formato digital para darles un  tratamiento informático.



76. Digitar. Ingresar datos al computador usando el teclado.





77. Documentación. Conjunto de documentos.




78. Documento Privado. Realizado entre particulares sin la intervención de ningún funcionario público.





79. Documento público.  Autorizado por un funcionario público.






E

80. Emisor. Aparato, institución o persona que emite o transmite un mensaje, señal o información.




81. Empleo. Trabajo que se realiza a cambio de un salario.




82. Empresa. Organización dedicada a una actividad económica para satisfacer necesidades de bienes o servicios.




83. Encuesta.  Preguntas realizadas a muchas personas para obtener su opinión acerca de algún asunto.




84. Endoso. Autoriza a una persona a cobrar un dinero, haciendo constancia de ello al dorso de un documento.





85. Entrevista. Diálogo entre dos o más personas basado en una serie de preguntas con un propósito.



86. Equipo de trabajo. Conjunto de personas para alcanzar un objetivo, dirigidas por un coordinador.





87. Ergonomía. Estudio de las condiciones de adaptación de un lugar de trabajo, máquina o vehículo a las características físicas y psicológicas de un trabajador.



88. Escáner. Es un dispositivo que copia imágenes mediante el uso de luz.




89. Escucha activa. Forma de comunicación que le muestra al hablante que el oyente le ha entendido.




90. Eslogan. Frase breve y fácil de recordar para identificar a una organización y formar confianza.




91. Estadística. Ciencia que trata de la ordenación y clasificación de datos obtenidos por observaciones, para hacer comparaciones y sacar conclusiones.




92. Estantería. Muebles con divisiones horizontales para almacenar artículos.





93. Estrategia. Acciones que se llevan a cabo para lograr un fin determinado.




94. Etiqueta. Reglas y formalidades  en cuanto a comportamiento que se observan en actos públicos.




95. Evento empresarial. Reunión planificada para promover un producto o servicio.




96. Expediente. Documentos que corresponden a un asunto o negocio.





F

97. Folio. Hoja de papel de un documento o libro.


98. Fondo documental.  La mayor agrupación de documentos en un archivo.





99. Funcionario público. Trabajador por cuenta ajena  que tiene como empleador el Estado.




100.Funciones. Actividades realizadas por un trabajador.






G

101.Gestión Administrativa. Acciones mediante que el directivo desarrolla actividades cumpliendo el proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir y controlar.



102. Gestión Documental. Normas técnicas para administrar el flujo de documentos en una organización.




103.Gramática. Estudio de la estructura de las palabras y la manera en que se combinan para formar oraciones.






H


104.Higiene. Limpieza o aseo para conservar la salud o prevenir enfermedades.

105.Hipótesis. Suposición que se realiza antes de desarrollar una investigación.





106.Histograma. Representación gráfica de datos en forma de barras.





I

107.Informática. Conocimientos técnicos para almacenar, procesar y transmitir datos en forma digital.




108.Investigación. Actividad orientada para conseguir nuevos conocimientos.




109.Investigación Básica. Tiene como fin recopilar información para incrementar conocimientos.





110.Investigación Dogmática. Propone estudiar el ordenamiento jurídico para conocerlo y mejorarlo. Describe el objeto de la investigación y prescribe soluciones.





111.Investigación Pura. O investigación básica.



112.Investigación teórica. Selecciona, clasifica. compara y analiza  explica hechos.



113.Investigar. Analizar, averiguar  e indagar sobre algún hecho.





J

114.Jerarquía. Proceso en el que se clasifican y organizan los poderes, donde hay una escala de mayor a menor importancia.




115.Justificación. Parte de un escrito donde se mencionan los motivos por los que se realiza el mismo.





L

116.Lavado de activos. Proceso en el que se hace parecer lícito el dinero provenientes de actividades ilícitas.








117.Legajo. Conjunto de documentos archivados, atados, de un mismo asunto.







118.Liderazgo. Habilidades de una persona para influir en otras.




119.Liderazgo autocrático. Persona que toma las decisiones en un grupo, el cual le obedece sin tomar parte en la toma de decisiones.





120.Liderazgo democrático. Donde el líder toma decisiones teniendo en cuenta al grupo.

121.Lista de chequeo. Formato para realizar actividades repetitivas y recolectar datos ordenadamente.




122.Logística. Medios necesarios para llevar a cabo un proceso en una empresa, cubre la planificación y gestión de actividades de compras, producción, almacenaje y distribución.





123.Logotipo. Símbolo que representa una empresa o marca.





M

124.Macro-entorno. Factores demográficos, económicos tecnológicos, sociales, medioambientales que afectan a la empresa.






125.Manual de funciones. Documento que delimita responsabilidades y funciones en una empresa.




126.Mapa conceptual.  Esquema de ideas que sirve para  organizar conceptos.




127.Mapa mental. Diagrama para representar palabras, tareas, dibujos alrededor de una palabra o idea central.





128.Matriz DOFA. Sigla para Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Forma de analizar con qué cuenta una organización.





129.Memorando: Documento utilizado en el interior de las organizaciones para comunicar alguna indicación o recomendación.



130.Mensaje. Información  que el emisor envía al receptor mediante signos, símbolos o señales.




131.Métodos primarios. Métodos de recolección de datos que se obtienen directamente de la realidad. Ejemplos:  la observación y la entrevista.







132.Métodos secundarios. Métodos de recolección con base en registros escritos que se encuentran en bibliotecas y registros públicos.





133.Micro-entorno.  Elementos dentro de la misma empresa: clientes, proveedores, competidores, que influyen en su funcionamiento.







134.Microfilmación. Técnica para cambiar el soporte de papel de los documentos por material sintético muy resistente.




135.Misión.  Enunciado que expone la razón de ser de una organización, lo que busca, para quién trabaja.



136.Momento de verdad. Momento preciso en el que el cliente se pone en contacto con un servicio.




137.Morbilidad. Cantidad de individuos enfermos en determinado tiempo y espacio.




138.Mortalidad.  Cantidad de personas que mueren en un lugar y espacio de tiempo específico.





N

139.Nit. Número de Identificación Tributaria. Identifica a los contribuyentes en cuestiones tributarias.





140.Norma.  Regla, pauta o principio que se debe seguir para realizar correctamente una acción.





O

141.Obsolescencia. Desuso de máquinas y equipos debido a menor desempeño de los mismos frente a nuevos artículos.






142.Oficina.  Lugar donde se realiza un trabajo profesional.






143.ONG.  Organización No Gubernamental. Entidad sin ánimo de lucro con fines benéficos.





144.Optimizar. Mejorar, desarrollar, perfeccionar.





145.Organigrama. Representación gráfica de la estructura departamental de una empresa.






146.Organizar. Preparar un asunto pensando detenidamente en todos los detalles para su buen desarrollo.





147.Ortografía.  Reglas que rigen la correcta escritura.





P

148.Pagaré. Documento  que entrega una persona a otra con la obligación de pagarle una suma de dinero.






149.Parafrasear. Explicar con palabras propias un asunto para aclararlo.




150.Persona natural. Persona que actúa en su propio nombre y se ocupa en actividades mercantiles.





151.Persona jurídica. Organización con derechos y obligaciones que existe, no como individuo, sino como institución.






152.Pictograma. Dibujo que expresa un concepto relacionado materialmente con el objeto a que se refiere.





153.Planear.  Proyectar, planificar, preparar, idear. Establecer líneas fundamentales de un proyecto.






154.Población. Conjunto de elementos con características comunes.





155.Política. Normas y orientaciones para alcanzar un propósito.







156.Prima de servicios. Salario mensual por cada años trabajado al que tiene derecho todo trabajador.





157.Preservar.  Técnicas para proteger los documentos.






158.Principio de procedencia. Norma según la cual un documento debe estar en el fondo documental del que procede.





159.Proceso.  Serie de pasos para lograr un objetivo específico.



160.Protocolo.  Conjunto de reglas de formalidad que rigen actos ceremoniales.





161.Puesto de trabajo. Lugar o área ocupada por una persona dentro de una empresa para desarrollar una actividad.





R

162.Radicar. Asignarle a un documento un número para identificarlo y consultarlo después.





163.Razón social. Nombre y firma por los cuales es conocida una empresa.



164.Receptor. Persona o equipo que recibe un mensaje.





165.Recopilar información.  Proceso de recolección de información para analizarla y clasificarla y obtener unas conclusiones.


















166.Redactar. Expresar ideas por escrito.




167.Reingeniería. Volver a diseñar un proceso en una empresa, realizar un cambio drástico.




168.Reloj radicador.  Dispositivo utilizado en la unidad de correspondencia para la recepción de comunicaciones.




169.Remitente. Persona que envía un paquete o carta por correo.




170.Restauración de documentos.  Proceso de desinfección y limpieza de documentos afectados por diferentes agentes.




171.Retransmisión. Distribución digital de contenidos a través de computadoras.




172.Retroalimentación. Mensaje de respuesta que nos permite si la comunicación fue efectiva.




173.Riego físico. Factores ambientales que actúan sobre el trabajador y que pudieran perjudicar su salud.






174.Riesgo psicosocial. Condiciones en el trabajo que pueden afectar la salud del trabajador causándole estrés y,  a largo plazo, enfermedades  cardiovasculares y respiratorias, entre otras.






175.Riesgo público. Riesgo por desórdenes públicos, accidentes de tránsito, secuestros, asalto, etc.




176.Rol. Función o papel que desempeña una persona en determinado lugar.



177.Rótulo. Formato que contiene datos que identifican un producto.




178.Rut. Registro Único Tributario. Mecanismo único para identificar, clasificar y ubicar personas y entidades que declaren impuestos.





S

179.Salario. Dinero que recibe una persona por la realización de un trabajo.




180.Seguridad industrial. Sistema de normas para prevenir y limitar riesgos en el trabajo.




181.Serie documental. Conjunto de  documentos con un mismo origen y una misma función administrativa.






182.Servicio al cliente. Atención que una empresa brinda a sus clientes en el momento en que solicita un servicio.






183.Sigilografía. Estudio de los sellos para el cierre de pliegos y autorización de documentos.






184.Sintaxis. Estudio del orden y la relación de palabras de una oración.






185.SISO.  Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.




186.Sobrecarga laboral. Asignar excesivas labores al trabajador.




187.Sociedad anónima. Sociedad mercantil en la que el capital se divide en acciones y se compone de los aportes hechos por los accionistas.






188.Sociedad de capital. Sociedad mercantil de personas o socios  aportantes.




189.Sociedad de naturaleza mixta. En las que se saben quiénes son sus socios, pero éstos responden hasta el monto de sus aportes.





T

190.Tabular. Registro de datos en formatos llamados tablas.





191.Texto expositivo. Escrito que informa sobre hechos ocurridos a través de  la narración o la descripción.





192.Texto argumentativo. Expresa opiniones con el fin de persuadir a otros.





193.TIC. Tecnologías de la información y las comunicaciones.





194.Título valor. Documento para ejercer el derecho consignado en el mismo.












195.Trabajo autónomo. En el que el estudiante asume la mayor parte de responsabilidad de la organización de su trabajo ajustándola a su propio ritmo.




196.Trámite. Paso que debe realizarse de manera sucesiva para solucionar un asunto que requiere un proceso.






197.Transcribir. Copiar un escrito en el mismo sistema de escritura de este o en otro distinto.





198.TRD.  Tablas de Retención Documental, en las que se asigna a los documentos el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital.





V

199.Valores corporativos.  Conjunto de cualidades necesarias en los miembros de una organización para el desarrollo eficaz de sus objetivos.



200.Visión. Imagen que la empresa quiere dar a largo plazo, lo que quiere llegar a ser.




Fin